Guide d'utilisation de Cargora

1 · Mise en place (propriétaire)

Créer votre société

Votre espace est prêt en deux minutes, avec 14 jours de l'offre Pro offerts.

1. 1Ouvrez « Essai gratuit », tapez le nom de votre société : l'adresse et le préfixe des codes colis sont proposés.
2. 2Choisissez votre activité : transit depuis l'étranger, livraison e-commerce (COD), ou les deux.
3. 3Ajoutez les lieux d'où vous expédiez (Guangzhou, Istanbul…) et vos bureaux en Algérie.
4. 4Créez le compte du propriétaire (nom, e-mail, téléphone, mot de passe) et acceptez les conditions.
5. 5Vous arrivez dans votre espace de gestion, avec une liste de mise en route sur le tableau de bord.

Chaque société a sa propre adresse (nom.cargora… ou votre domaine plus tard). Partagez-la avec vos clients.

2 · Mise en place (propriétaire)

Réglages de la société

Réglages → Société : votre identité et ce que vous proposez.

1. 1Nom, logo et couleur : ils apparaissent sur l'espace client, les étiquettes et les messages.
2. 2Devise, fuseau horaire et langues proposées aux clients (français, arabe, anglais).
3. 3Modes de transport : cochez Fret aérien et/ou Fret maritime. Les clients ne voient que les modes cochés.
4. 4Fonctions : demandes de prix, pré-alertes, livraison à domicile, service d'achat.
5. 5Inscription des clients : ouverte (compte immédiat) ou avec votre validation.

3 · Mise en place (propriétaire)

Prix et types d'articles

Réglages → Liste de prix : une ligne par type d'article et par mode.

1. 1Prix au kg, à la pièce (téléphones, ordinateurs…), au m³ ou « sur devis ».
2. 2Minimum de facturation et statut de chaque type : autorisé, à valider, suspendu ou interdit.
3. 3Regroupez les types (Électronique, Vêtements…) pour que les clients les trouvent vite.
4. 4Réglages → Opérations : frais en plus (emballage, assurance sur la valeur), frais de stockage après les jours gratuits, moyens de paiement.

Un client peut aussi écrire un type d'article absent de votre liste : la demande vous arrive « sur devis ».

4 · Mise en place (propriétaire)

Entrepôts, bureaux et départs

Réglages → Lieux et Départs.

1. 1Chaque entrepôt à l'étranger a un modèle d'adresse avec {CODE} : chaque client reçoit sa propre adresse à donner aux fournisseurs.
2. 2Bureaux en Algérie : nom, wilaya, horaires.
3. 3Jours de départ par origine et par mode (ex. aérien lundi et jeudi) : les clients voient le prochain départ.
4. 4Codes d'étagères pour chaque entrepôt, imprimés en étiquettes QR.

5 · Mise en place (propriétaire)

Équipe et droits

Réglages → Équipe : un compte par personne.

1. 1Ajoutez chaque employé avec un rôle : gérant, entrepôt, guichet, comptable, service client, livreur.
2. 2Chaque rôle a des droits adaptés ; cochez ou décochez des droits personne par personne.
3. 3Le personnel « scan uniquement » ne déplace les colis qu'en scannant, jamais à la main.
4. 4Réinitialisez un mot de passe oublié depuis la même page.

6 · Mise en place (propriétaire)

Sociétés de livraison (Yalidine, ZR Express, Ecotrack…)

Réglages → Livraison : les sociétés qui livrent vos colis en Algérie.

1. 1Ajoutez chaque société de livraison avec laquelle vous travaillez, avec son lien de suivi.
2. 2Ouvrez « API de la société de livraison », choisissez le livreur (Yalidine, Yalitec, ZR Express, ou un livreur Ecotrack comme DHD ou Conexlog).
3. 3Collez les clés API de VOTRE compte marchand et la wilaya de départ, puis « Enregistrer et tester ». Un badge vert indique la connexion.
4. 4Dès lors, les envois sont créés chez le livreur depuis le guichet, avec son étiquette, et son statut est mis à jour automatiquement.

Les clés sont chiffrées et ne sont plus jamais affichées. Laissez les champs vides pour les garder.

7 · Mise en place (propriétaire)

WhatsApp, SMS et notifications

Réglages → WhatsApp et SMS : messages automatiques aux clients.

1. 1Connectez votre API WhatsApp Business ou une passerelle SMS, puis envoyez un message de test.
2. 2Choisissez les étapes qui envoient un message (reçu, expédié, arrivé, prêt, livré…).
3. 3Employés et clients qui installent l'application reçoivent aussi des notifications sur le téléphone.

8 · Vos clients

L'espace client

Ce que voient vos clients après inscription avec leur numéro de téléphone.

1. 1Leur code client et leur adresse d'entrepôt personnelle à copier sur Taobao, 1688 ou pour tout fournisseur.
2. 2Leur solde, les prochains départs et les dernières nouvelles de leurs colis.
3. 3Des boutons pour envoyer des marchandises, demander un prix, suivre les colis et discuter avec votre équipe.
4. 4L'application s'installe sur le téléphone comme une application normale.

9 · Vos clients

Demander un prix

Demandes de prix → Nouvelle : le client obtient une estimation immédiate.

1. 1Choisissez le mode (seulement ceux que la société propose) et l'entrepôt d'origine.
2. 2Ajoutez chaque type d'article avec quantité, poids et dimensions ; l'estimation se met à jour.
3. 3Article absent de la liste ? Choisissez « Autre (je l'écris moi-même) » et tapez-le : la société le chiffre.
4. 4Déclarez la valeur des marchandises, ajoutez des photos et envoyez. La société valide le prix final.

10 · Vos clients

Envoyer des marchandises à l'entrepôt

Envoyer un colis : prévenez l'entrepôt de ce qui arrive.

1. 1Saisissez le numéro de suivi du fournisseur (SF, ZTO, JD…) ou choisissez de le déposer vous-même.
2. 2Déclarez les pièces, la valeur et l'état, avec des photos de l'étiquette et de la marchandise.
3. 3L'entrepôt reconnaît le colis à son arrivée et vous êtes prévenu.

11 · Vos clients

Livraison à domicile ou en stop desk

Mon compte → Livraison de mes colis.

1. 1Choisissez : retrait au bureau, livraison à domicile, ou stop desk du livreur (moins cher).
2. 2Indiquez la wilaya, la commune, l'adresse et un deuxième téléphone pour le livreur.
3. 3Quand la société a connecté des livreurs, leurs prix de livraison vers votre wilaya s'affichent.
4. 4Votre choix apparaît au guichet quand votre colis est prêt.

12 · Vos clients

Suivre, filtrer, exporter, factures

Mes colis et Mon compte.

1. 1Filtrez les colis par code, statut, mode ou dates ; le total se met à jour.
2. 2Exportez colis, historique du compte, devis et factures vers Excel.
3. 3Ouvrez chaque colis pour voir son parcours, ses photos, le statut du livreur et les preuves de livraison.
4. 4Mes factures : documents signés par la société, imprimables et vérifiables par QR code.

13 · Entrepôt à l'étranger

Tableau de bord de l'équipe

Ce qui demande votre attention aujourd'hui.

1. 1Colis par étape, colis en retard avec leur alarme, devis et déclarations en attente.
2. 2Boutons rapides vers le poste de scan, la réception et le guichet.
3. 3Sur téléphone : la barre du bas avec Scanner au milieu.

14 · Entrepôt à l'étranger

Réceptionner un colis

Réceptionner : un écran par colis.

1. 1Scannez le numéro de suivi du transporteur avec une douchette USB, ou touchez « Scanner avec la caméra » sur téléphone.
2. 2Le client et sa déclaration s'affichent automatiquement ; colis inconnu ? « Trouver le propriétaire » propose des clients d'après l'étiquette.
3. 3Pesez, mesurez (le poids volumétrique est calculé), choisissez les types d'articles : le prix est calculé.
4. 4Ajoutez photos et remarques d'état, puis « Réceptionner » : l'étiquette est prête et le client est prévenu.

15 · Entrepôt à l'étranger

Poste de scan et étagères

Scanner : le même écran pour chaque étape.

1. 1Choisissez l'étape : chercher, entrée entrepôt, ranger, charger, entrée bureau, remise.
2. 2Scannez le QR de l'étiquette, le code-barres ou le numéro du transporteur ; chaque scan vérifie que le colis est au bon endroit.
3. 3Ranger : scannez le QR de l'étagère, puis les colis.

16 · Entrepôt à l'étranger

Charger et expédier

Expéditions : un vol, un conteneur ou un voyageur.

1. 1Créez l'expédition (mode, date de départ, transporteur ou voyageur).
2. 2Chargez les colis en scannant ; le manifeste liste poids et valeurs.
3. 3Marquez le départ et l'arrivée : tous les clients de l'expédition sont prévenus.

17 · Bureau en Algérie

Guichet : paiement et remise

Guichet : tout ce que le bureau fait avec un client.

1. 1Ouvrez la caisse le matin.
2. 2Cherchez le client par code, téléphone ou colis : ses colis prêts, son solde et son choix de livraison s'affichent.
3. 3Enregistrez le paiement (espèces, CCP, BaridiMob…), imprimez le reçu.
4. 4Remettez avec le nom de la personne qui récupère, ou transférez le colis vers un autre bureau.
5. 5Fermez la caisse le soir : tout écart est signalé au propriétaire.

18 · Bureau en Algérie

Envoyer avec une société de livraison

Quand le client a choisi la livraison à domicile ou le stop desk.

1. 1Ouvrez « Envoyer avec une société de livraison » : le choix du client et le prix de chaque livreur s'affichent.
2. 2Choisissez le livreur. Avec un livreur connecté, laissez le numéro de suivi vide : l'envoi est créé automatiquement.
3. 3Vérifiez wilaya, commune, adresse et le montant encaissé par le livreur (0 si déjà payé).
4. 4Le numéro de suivi, l'étiquette et le statut du livreur apparaissent ensuite sur le colis, pour vous et le client.

19 · Bureau en Algérie

Factures signées et marchandises déjà payées

Fiche client → Factures signées, et la carte prix du colis.

1. 1Émettez un bon de réception (marchandise reçue), un reçu de paiement ou une facture : il est signé électroniquement.
2. 2Chaque facture a un code de vérification et un QR : chacun peut vérifier qu'elle est authentique et non modifiée.
3. 3Le client a payé par virement ou CCP avant l'expédition ? « Marquer comme payé » avec la référence : le paiement est enregistré et le colis est remis sans encaissement.
4. 4Annuler une facture ou marquer payé est réservé à la comptabilité et apparaît dans le journal de sécurité.

20 · Gestion

Valider les demandes de prix

Devis : les clients qui attendent un prix.

1. 1Ouvrez une demande : articles, photos, valeur et estimation automatique.
2. 2Ajustez chaque ligne (les articles écrits par le client n'ont pas encore de prix) et validez.
3. 3Le client est prévenu et accepte ; il envoie ensuite la marchandise.

21 · Gestion

Argent et rapports

Finances et Rapports.

1. 1Paiements du jour, caisses par bureau, comptes clients impayés.
2. 2Dépenses par catégorie et taux de change.
3. 3Rapports : volume, chiffre d'affaires et bénéfice par expédition.

22 · Gestion

Sécurité et travail de l'équipe

Sécurité : pour le propriétaire et les responsables de l'équipe.

1. 1Alertes : échecs de connexion répétés, comptes bloqués, connexions de nuit, nouveaux endroits, écarts de caisse, payé hors caisse, factures annulées, statuts changés à la main.
2. 2Le travail de chaque employé sur 30 jours : réceptions, remises, encaissements, écarts de caisse, actions à risque.
3. 3Les sessions ouvertes par personne, et « Déconnecter partout » pour un téléphone perdu ou un départ.
4. 4Le propriétaire reçoit une alerte sur téléphone pour les comptes bloqués, les paiements hors caisse et les factures annulées.

23 · Gestion

Le registre des factures

Toutes les factures signées au même endroit (Argent → Factures).

1. 1Cherchez par numéro, nom du client, code ou téléphone.
2. 2Filtrez par type (bon de réception, reçu de paiement, facture), état (valide, reste à payer, annulée) et dates.
3. 3Les totaux indiquent le facturé, le payé et le reste dû pour le filtre.
4. 4Ouvrez une facture pour l'imprimer ou l'annuler ; téléchargez la liste filtrée en CSV pour votre comptable.

24 · Gestion

Activité de l'équipe

Tout ce que chaque personne fait dans l'application (Société → Activité de l'équipe).

1. 1Choisissez une personne, un genre (actions, mouvements de colis, de commandes, paiements, connexions) et une période.
2. 2Le tableau du haut résume le travail de chacun : réceptions, remises, encaissements, écarts de caisse, connexions échouées.
3. 3En dessous, la chronologie liste chaque action avec son heure ; ouvrez une ligne pour voir le colis, le client ou la facture.
4. 4Téléchargez la chronologie en CSV pour toute la période.

Les téléchargements, changements de droits et factures annulées y figurent aussi : rien n'est caché au propriétaire.

25 · Gestion

Vos données

Les enregistrements de votre société vous appartiennent (Société → Vos données).

1. 1Voyez combien d'enregistrements contient chaque table : clients, colis, factures, paiements, équipe, activité…
2. 2« Voir » ouvre l'écran où parcourir et filtrer ces enregistrements.
3. 3« CSV » télécharge une table ; « Tout télécharger » donne un seul ZIP avec chaque table, prêt pour Excel.
4. 4Les mots de passe et les clés des sociétés de livraison ne sont jamais inclus.

26 · Gestion

E-commerce : commandes COD et livreurs

Pour les sociétés qui livrent pour des vendeurs en ligne (paiement à la livraison).

1. 1Les vendeurs créent les commandes ; le hub les réceptionne en scannant.
2. 2Confiez les commandes à vos livreurs, ou envoyez-les avec une société de livraison connectée pour les autres wilayas.
3. 3Les livreurs marquent livré ou échec ; l'argent est remis au bureau puis reversé aux vendeurs.